mercredi 14 novembre 2012

REGLAMENTO


TITULO I

DE LA DENOMINACIÓN, CONSTITUCIÓN Y DOMICILIO

 

 

ARTICULO 1 .-             El presente documento reglamenta y complementa lo estipulado en el Estatuto de la SOCIEDAD CULTURAL PERUANO CANADIENSE DE LA RIBERA SUR DE MONTREAL, denominada en adelante “SOCIEDAD”.

ARTICULO 2 .- El Estatuto y el presente Reglamento han sido redactados en español. Las versiones en francés e inglés son traducciones de los originales en español que son los que se tomarán en cuenta ante cualquier divergencia o conflicto debido a la traducción.

ARTICULO 3 .- La SOCIEDAD es un organismo creado por peruanos viviendo en la Ribera Sur de Montreal, por lo que sus actividades se desarrollarán principalmente usando el idioma español.

ARTICULO 4 .- La SOCIEDAD tiene la siguiente dirección postal:

                                   C.P 92077

                                   Brossard, QC

                                   J4W 3K8

                                   Canadá

ARTICULO 5 .- La SOCIEDAD tiene el teléfono 514-699-PERU (514-699-7378).

ARTICULO 6 .- La SOCIEDAD está registrada en la Oficina de Registros de Empresas del Quebec con el Número de Empresa del Quebec (NEQ) 1143425396.

ARTICULO 7 .- El año fiscal para la SOCIEDAD comienza el primer día del mes de Abril y termina el último día del mes Marzo del año siguiente.

 

TITULO II

DE LOS OBJETIVOS

 

ARTICULO 8 .- Los órganos de la SOCIEDAD deben trabajar mancomunadamente y hacer todo aquello que complemente o conduzca a lograr los objetivos definidos en el Estatuto.

ARTICULO 9 .- El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN puede optar por otros objetivos a corto plazo que deberán ser presentados y aprobados en reunión de ASAMBLEA GENERAL.

 

TITULO III

DE LOS SOCIOS

 

ARTICULO 10 .-              Podrán ser SOCIOS ACTIVOS todas aquellas personas que lo soliciten expresamente y que cumplan los requisitos especificados en el presente Reglamento, sin discriminación de raza, sexo, religión, partido político o preferencia sexual.

ARTICULO 11 .-               Los requisitos para ser SOCIO ACTIVO son:

a)    Residir en la provincia del Quebec, Canadá.

b)    Tener la mayoría de edad legal en la provincia del Quebec al momento de la inscripción.

c)    Identificarse con dos documentos oficiales peruanos o canadienses, uno de los cuales debe tener la foto visible del candidato.

d)    Ser presentado por un SOCIO ACTIVO con una antigüedad mínima de un año y que de fé de la solvencia moral del candidato.

e)    No pertenecer a otra institución con objetivos similares a los de la SOCIEDAD.

f)    Tener conocimiento y demostrar interés por los objetivos de la SOCIEDAD.

g)    Tener conocimiento de los deberes y responsabilidades de un SOCIO ACTIVO.

h)    Llenar la solicitud de inscripción, adjuntando una fotografía reciente.

i)     Pagar la(s) cuota(s) establecida(s) por la ASAMBLEA GENERAL.

j)     Ser aprobado por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, que evaluará la solicitud del candidato.

ARTICULO 12 .-              La(s) cuota(s) de SOCIO correspondiente(s) al año fiscal en curso se paga por adelantado, al momento de la inscripción para los nuevos SOCIOS y dentro del primer trimestre del año fiscal para los SOCIOS antiguos.

ARTICULO 13 .-              Cualquier cuota extraordinaria aprobada en reunión de ASAMBLEA GENERAL debe ser pagada junto con la próxima cuota de SOCIO en caso de no haberse establecido una fecha específica.

ARTICULO 14 .-              Un SOCIO ACTIVO pasa a la condición de SOCIO INSCRITO si no cumple con pagar las cuotas establecidas por la ASAMBLEA GENERAL.

ARTICULO 15 .-              Un SOCIO INSCRITO puede convertirse en SOCIO ACTIVO cumpliendo los siguientes requisitos:

a)    Pagar las cuotas atrasadas con una retroactividad máxima de dos años y pagar las multas correspondientes impuestas por el COMITÉ DE DISCIPLINA.

b)    Tener conocimiento del Estatuto y del presente Reglamento de la SOCIEDAD.

ARTICULO 16 .-              Los SOCIOS tienen la obligación de respetar y seguir las normas del Código de Ética mencionadas en el Anexo I del presente Reglamento.

ARTICULO 17 .-              Los SOCIOS tienen el compromiso de comunicar al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN cualquier cambio de domicilio, teléfono, estado civil y otros a fin de mantener al día el Registro de Socios.

ARTICULO 18 .-              Los SOCIOS con sus cuotas al día así como los SOCIOS HONORARIOS tienen derecho a descuentos, promociones u otros beneficios ofrecidos por la SOCIEDAD y las instituciones o personas con las que la SOCIEDAD haya conseguido un acuerdo.

ARTICULO 19 .-              Un SOCIO HONORARIO puede convertirse en SOCIO ACTIVO cumpliendo los requisitos para ser SOCIO ACTIVO con la excepción de ser presentado por otro SOCIO ACTIVO.

ARTICULO 20 .-              Los SOCIOS podrán solicitar en cualquier momento su retiro voluntario de la SOCIEDAD mediante una comunicación escrita dirigida al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 21 .-              Los SOCIOS serán retirados de la SOCIEDAD por alguna de las siguientes causas:

a)    Cuando el SOCIO impida deliberadamente el cumplimiento de los objetivos de la SOCIEDAD.

b)    Cuando su conducta vaya contra las normas del Código de Ética mencionadas en el Anexo I del presente Reglamento.

ARTICULO 22 .-              El retiro voluntario o por medidas disciplinarias de los SOCIOS no da lugar a la devolución de las cuotas pagadas a la SOCIEDAD.

 

 

 

 

 

 

 

 

TITULO IV

DE LA ORGANIZACIÓN

 

ARTICULO 23 .-              La ASAMBLEA GENERAL se reúne en forma ordinaria o en forma extraordinaria por convocatoria del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 24 .-              Las reuniones ordinarias de ASAMBLEA GENERAL se llevan a cabo dos veces al año, una dentro del primer trimestre y otra dentro del tercer trimestre del año calendario.

ARTICULO 25 .-              Las reuniones extraordinarias de ASAMBLEA GENERAL se llevan a cabo en cualquier momento a solicitud del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, del CONSEJO DE VIGILANCIA o de por lo menos el diez por ciento (10 %) de los SOCIOS ACTIVOS.

ARTICULO 26 .-              Si la reunión de ASAMBLEA GENERAL es a solicitud del CONSEJO DE VIGILANCIA o de los SOCIOS, la fecha de la reunión no puede exceder de dos meses a partir de la fecha de solicitud.

ARTICULO 27 .-              Las reuniones de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria solicitadas por los SOCIOS ACTIVOS tendrán validez solamente si al menos el setenta y cinco por ciento (75%) de los SOCIOS solicitantes están presentes o representados en la misma.

ARTICULO 28 .-              Un SOCIO ACTIVO puede ser representado en una reunión de ASAMBLEA GENERAL por otro SOCIO ACTIVO mediante una solicitud legalizada del representado y dirigida al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, donde debe indicar su nombre, nombre del representante, y la fecha de la reunión. La legalización de la firma debe hacerse ante una persona autorizada por el Ministerio de Justicia del Quebec (commissaire à l’assermentation).

ARTICULO 29 .-              Un SOCIO ACTIVO puede representar como máximo a un solo SOCIO ACTIVO, pudiendo expresar su propia opinión y la de su representado.

ARTICULO 30 .-              La convocatoria a las reuniones de la ASAMBLEA GENERAL la efectúa el Presidente del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN por intermedio del Secretario, sea por correo postal, por correo electrónico o por cualquier otro medio de comunicación, con una antelación de treinta días para las reuniones ordinarias y de siete días para las reuniones extraordinarias. La convocatoria deberá incluir: la fecha, hora y lugar de la reunión, la Agenda propuesta, un resumen del Reglamento correspondiente a las reuniones de ASAMBLEA GENERAL y el quórum requerido expresado en número de socios.

ARTICULO 31 .-              El quórum necesario para la validez de la reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria o extraordinaria es de treinta por ciento (30%) del número total de los SOCIOS ACTIVOS al inicio de la reunión.

ARTICULO 32 .-              Todos los SOCIOS ACTIVOS presentes o representados al inicio de la reunión de ASAMBLEA GENERAL serán considerados para el cálculo del quórum, incluyendo los miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 33 .-              Serán excluidos del número total de SOCIOS ACTIVOS para el cálculo del quórum, todos aquellos que hayan informado por escrito al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, con una anterioridad de al menos 48 horas, que no podrán estar presentes en la reunión de ASAMBLEA GENERAL.

ARTICULO 34 .-              En caso de no llegar al quórum requerido, el comienzo de la reunión será postergado por treinta minutos con respecto a la hora mencionada en la convocatoria, fijándose como nuevo quórum el equivalente al veinte por ciento (20%) del número total de SOCIOS ACTIVOS. Si pasado este lapso no se llegara al nuevo quórum requerido, la reunión de ASAMBLEA GENERAL será anulada y reprogramada con nueva convocatoria por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 35 .-              Es reponsabilidad del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, implementar los medios necesarios para identificar los votos válidos (SOCIOS ACTIVOS) en una reunión de ASAMBLEA GENERAL.

ARTICULO 36 .-              Los integrantes del CONSEJO DE VIGILANCIA deben haber sido miembros de algún CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN de la SOCIEDAD.

ARTICULO 37 .-              La vacancia de un cargo en el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA y/o COMITÉ DE DISCIPLINA, se produce por muerte, enfermedad, por renuncia escrita o por separación del cargo.

ARTICULO 38 .-              Producida la vacancia en la Presidencia del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA o COMITÉ DE DISCIPLINA, el Vicepresidente del órgano donde se produjo la vacancia asumirá automáticamente la Presidencia por el resto del período.

ARTICULO 39 .-              Producida la vacancia de la Vicepresidencia, Secretaría o Tesorería del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA o COMITÉ DE DISCIPLINA, uno de los vocales del órgano donde se produjo la vacancia será nombrado al cargo vacante en sesión interna por el resto del período.

ARTICULO 40 .-              Solamente las vacancias producidas por los VOCALES del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN pueden ser cubiertas por otros SOCIOS ACTIVOS invitados por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 41 .-              Todo cambio en los cargos del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA o COMITÉ DE DISCIPLINA debe necesariamente constar en las Actas correspondientes.

ARTICULO 42 .-              Producida la renuncia del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN en pleno, el CONSEJO DE VIGILANCIA asumirá internamente la administración de la SOCIEDAD, debiendo convocar a una reunión extraordinaria de ASAMBLEA GENERAL en un plazo no mayor de quince (15) días con el fin de cubrir los puestos vacantes según las siguientes alternativas:

a)    Continuidad del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN interino y la elección de un nuevo CONSEJO DE VIGILANCIA.

b)    Elecciones Extraordinarias para elegir un nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 43 .-              Los vínculos conyugales o familiares son permitidos al interior de un mismo órgano de la SOCIEDAD. Así mismo se establece un máximo de dos integrantes de la misma familia al interior de los órganos siguientes: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA, COMITÉ DE DISCIPLINA y COMITÉ ELECTORAL.

ARTICULO 44 .-              No pueden existir vínculos conyugales ni familiares hasta el tercer grado de consanguinidad y tercer grado de afinidad (véase el Anexo VI), entre los integrantes de los CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA y/o COMITÉ DE DISCIPLINA.

ARTICULO 45 .-              Los miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN deberán abstenerse de votar en las reuniones de ASAMBLEA GENERAL cuando se trate de la aprobación de propuestas presentadas por este órgano.

ARTICULO 46 .-              Los acuerdos de la ASAMBLEA GENERAL son aprobados con la mitad mas uno de los votos de los miembros presentes o representados, excepto en los casos contemplados en el Título VIII – De la duración, Disolución y Liquidación – del Estatuto, debiéndose registrar en actas el acuerdo así como el porcentaje obtenido en la votación.

ARTICULO 47 .-              Solamente en caso de igualdad de votos, el Presidente del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tendrá el voto dirimente

ARTICULO 48 .-              Toda violación al Código de Ética (Anexo I) es considerado como falta grave y da lugar a una investigación que según sea el caso, puede concluir en sanciones disciplinarias, en la expulsión y/o en procesos judiciales contra el SOCIO involucrado

ARTICULO 49 .-              Los miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA, COMITÉ DE DISCIPLINA, COMITÉ ELECTORAL y de los COMITÉS DE APOYO son responsables solidarios en los acuerdos que tomen durante su gestión. El voto disidente no exime de dicha responsabilidad a menos que conste en el acta de la reunión.

ARTICULO 50 .-              Los miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA, COMITÉ DE DISCIPLINA, COMITÉ ELECTORAL y de los COMITÉS DE APOYO que sean culpables de robo, fraude, falsificación de documentos, o de hacer falsas declaraciones sobre la situación de la SOCIEDAD, serán retirados de la institución y puestos a disposición de la Ley.

ARTICULO 51 .-              Un Director de Debate será nombrado obligatoriamente antes de dar inicio a la reunión de ASAMBLEA GENERAL. De haber varios candidatos, la ASAMBLEA GENERAL votará para elegir el Director por mayoría simple.

ARTICULO 52 .-              Los requisitos para ser Director de Debate son:

a)    Ser SOCIO ACTIVO de la SOCIEDAD.

b)    Haber asistido anteriormente a por lo menos una reunión de ASAMBLEA GENERAL.

c)    No ser miembro del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ni del CONSEJO DE VIGILANCIA.

 

TITULO V

DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 

ARTICULO 53 .-              Las funciones del Director de Debate son:

a)    Ser responsable del debate en la reunión en la cual fué elegido.

b)    Acordar el uso de la palabra a los SOCIOS respetando el orden en que éstos lo soliciten.

c)    Otorgar la oportunidad de expresarse a todos los SOCIOS.

d)    Fijar un tiempo máximo para formular preguntas así como para dar las respuestas.

e)    Exigir a los oradores que no se desvíen del tema de debate.

f)    Imponer el orden en la reunión llamando la atención al SOCIO que persista en una actitud que impide el desarrollo de la Asamblea o que entorpece el uso de la palabra en el tema a discutir.

g)    Ordenar el retiro de las frases injuriosas, difamatorias u ofensivas a pedido de los SOCIOS presentes que se consideren afectados.

h)    El Director de Debate exigirá el retiro de la reunión de ASAMBLEA GENERAL al SOCIO que no cambia de actitud a pesar de la exhortación inicial de mantener el orden o que se niega a retirar las frases que afectan a otros SOCIOS, poniéndose de conocimiento de este hecho al COMITÉ DE DISCIPLINA y dejándose constancia de todo esto en el acta correspondiente a la reunión.

i)     Coordinar con el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN para que todos los acuerdos aprobados en ASAMBLEA GENERAL estén incluídos en el Acta.

ARTICULO 54 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe seguir el procedimiento mencionado en el Anexo II del presente Reglamento para la admisión de un nuevo SOCIO.

ARTICULO 55 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y la ASAMBLEA GENERAL deben seguir el procedimiento mencionado en el Anexo III del presente Reglamento para nombrar un SOCIO HONORARIO.

ARTICULO 56 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe mantener al día el Registro de Socios y presenta en la primera reunión ordinaria de ASAMBLEA GENERAL, un informe estadístico de SOCIOS correspondiente al año fiscal que culmina: nuevos socios, retiros voluntarios, retiros de socios, el total de SOCIOS ACTIVOS Y HONORARIOS.

ARTICULO 57 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe mantener al día la información sobre la SOCIEDAD en el Registro de Empresas de Quebec.

ARTICULO 58 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe contactar organismos gubernamentales, empresas o personas para obtener subvenciones o auspicios para las actividades de la SOCIEDAD.

ARTICULO 59 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe dar charlas por lo menos una vez al año sobre las funciones y responsabilidades de los miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA y COMITÉ DE DISCIPLINA.

ARTICULO 60 .-              El PRESIDENTE del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:

a)    Representar a la SOCIEDAD con el acuerdo del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN en pleno.

b)    Ser responsable de las comunicaciones emitidas a nombre de la SOCIEDAD.

c)    Preparar, en coordinación con todos los integrantes del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, la Agenda de las sesiones de dicho órgano y la Agenda de las reuniones de ASAMBLEA GENERAL.

d)    Firmar conjuntamente con el SECRETARIO la correspondencia en nombre de la SOCIEDAD.

e)    Firmar conjuntamente con el TESORERO los cheques emitidos.

f)    Firmar conjuntamente con el SECRETARIO las actas correspondientes a cada sesión del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

g)    Firmar conjuntamente con el SECRETARIO y con un miembro del CONSEJO DE VIGILANCIA, las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.

ARTICULO 61 .-              El VICEPRESIDENTE del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:

a)    Reemplazar al PRESIDENTE en su ausencia, con las mismas atribuciones y responsabilidades.

b)    Presidir uno o más COMITÉS DE APOYO creados por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 62 .-              El TESORERO del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:

a)    Administrar los fondos de la SOCIEDAD.

b)    Emitir cheques y firmarlos conjuntamente con el PRESIDENTE.

c)    Controlar y mantener un Registro de Ingresos y Egresos de dinero.

d)    Asegurarse que cada movimiento de dinero, en efectivo o en cheque, esté debidamente respaldado por el documento pertinente.

e)    Presentar un informe económico del resultado de toda actividad institucional al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA, y al SOCIO ACTIVO que lo solicite, dentro de las cuatro semanas después del evento y obligatoriamente a todos los socios en la siguiente reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria.

f)    Presentar en la primera reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria del año calendario los Estados Financieros de la SOCIEDAD a la fecha y/o proyectados al 31 de Marzo: Estado de Ingresos y Egresos, Balance General asi como el Presupuesto del nuevo año fiscal.

g)    Presentar en la primera reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria del año calendario, el monto recaudado por el concepto de cuotas y multas en el año fiscal que culmina.

h)    Ser responsable del inventario físico de todos los bienes de la SOCIEDAD.

ARTICULO 63 .-              El SECRETARIO del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:

a)    Redactar las actas correspondientes a cada sesión del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

b)    Redactar las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.

c)    Ser responsable de la conservación de documentos, correspondencia, libros, Registros y archivos de la SOCIEDAD.

d)    Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE la correspondencia en nombre de la SOCIEDAD.

e)    Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE las actas correspondientes a cada sesión del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

f)    Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y un miembro del CONSEJO DE VIGILANCIA las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.

g)    Mantener el Registro de Socios al dia.

ARTICULO 64 .-              El VOCAL del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:

a)    Presidir uno o más COMITÉS DE APOYO creados por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

b)    Asumir las funciones y responsabilidades asignadas por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 65 .-              El CONSEJO DE VIGILANCIA tiene como principales funciones:

a)    Fiscalizar los ingresos y los egresos de la SOCIEDAD de manera permanente, velando que toda transacción esté correctamente sustentada con documentos válidos.

b)    Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE y SECRETARIO del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.

c)    Verificar que todos los acuerdos de ASAMBLEA GENERAL sean cumplidos por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

d)    Verificar que el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ejecute su plan de trabajo presentado durante las elecciones y/o aprobado por ASAMBLEA GENERAL.

e)    Notificar al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN por escrito cualquier irregularidad o indicio de irregularidad encontrado así como las recomendaciones del caso.

f)    Hacer un seguimiento a la solución de las irregularidades y a la adopción de las recomendaciones presentadas al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

g)    Solicitar y exigir al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN una reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria si la irregularidad encontrada es grave o si las recomendaciones para resolver una irregularidad no son tomadas en cuenta.

h)    Informar anualmente a la ASAMBLEA GENERAL el resultado de su gestión.

ARTICULO 66 .-              El COMITÉ DE DISCIPLINA tiene como principales funciones:

a)    Establecer la multa correspondiente a la regularización de un SOCIO INSCRITO.

b)    Verificar regularmente en los meses de Enero, Mayo y Setiembre (con plazo máximo hasta el último dia laborable de esos meses) el Registro de Socios; notificando por escrito aquellos que no están al día en sus cuotas u obligaciones económicas. La notificación debe mencionar el nombre del SOCIO, su calidad de SOCIO INSCRITO debido al incumplimiento, el monto de la cuota y de la multa –si fuera el caso- para regularizar la situación.

c)    Intercambiar con el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN el nombre de los SOCIOS cuyas notificaciones no llegaron a su destino debido a dirección postal o correo electrónico incorrectos.

d)    Intercambiar con el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN el nombre de los SOCIOS que respondieron positivamente o negativamente a la notificación.

e)    Tratar los procesos disciplinarios para los SOCIOS que incumplen el Código de Ética (Anexo I) siguiendo el procedimiento especificado en el Anexo VII.

f)    Emitir las sanciones a los SOCIOS luego del proceso disciplinario: Advertencia, multa, suspensión y/o expulsión.

g)    Solicitar y exigir al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN la separación de un SOCIO si éste no corrige su manera de actuar luego de una advertencia emitida.

h)    Informar anualmente a la ASAMBLEA GENERAL el resultado de su misión.

 

 

TITULO VI

DE LAS ELECCIONES

 

ARTICULO 67 .-              Existen dos tipos de elecciones: ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias son convocadas por el COMITÉ ELECTORAL y las extraordinarias se llevan a cabo solamente si se da uno de los siguientes casos:

a)    No existen listas inscritas en la fecha prevista de cierre de inscripción para las elecciones ordinarias.

b)    Todas las listas han renunciado antes de la fecha prevista de las elecciones ordinarias.

c)    Renuncia en pleno del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. En este caso el CONSEJO DE VIGILANCIA deberá convocar una Asamblea general extraordinaria para decidir el llamado a elecciones extraordinarias.

ARTICULO 68 .-              El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN sorteará entre los asistentes y registrará en actas los nombres de los SOCIOS ACTIVOS para ser miembros del COMITÉ ELECTORAL (tres titulares y tres suplentes) en la última reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria de su período de gestión.

ARTICULO 69 .-              No podrán formar parte del COMITÉ ELECTORAL los cónyuges y familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad (ver Anexo VI) de alguno de los candidatos al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. De producirse este hecho, el SOCIO que integra el COMITÉ ELECTORAL deberá renunciar a su cargo y su puesto será cubierto por uno de los suplentes.

ARTICULO 70 .-              De ser sorteado un SOCIO que tiene la intención de ser candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN éste será automáticamente anulado, efectuándose el correspondiente registro en el Libro de Actas.

ARTICULO 71 .-              El mandato de los miembros del COMITE ELECTORAL culminará con la proclamación y juramentación del nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, sea por elección ordinaria o extraordinaria.

ARTICULO 72 .-              El Padrón Electoral será la lista de SOCIOS INSCRITOS y ACTIVOS al momento de la convocatoria a elecciones ordinarias o al momento de la convocatoria a la reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria debido a la renuncia en pleno del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 73 .-              El derecho a votar es para los SOCIOS ACTIVOS al momento de las elecciones.

ARTICULO 74 .-              El derecho de voto es personal e intransferible.

ARTICULO 75 .-              Podrán ser candidatos al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN todos los SOCIOS ACTIVOS que están inscritos en la SOCIEDAD con una antigüedad no menor de 12 meses al momento de la convocatoria a elecciones ordinarias o de la convocatoria a la reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria debido a la renuncia en pleno del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 76 .-              El Padrón Electoral estará cerrado durante el proceso electoral. Es decir, no hay inscripciones de nuevos SOCIOS una vez convocada las elecciones y el Padrón solo puede ser abierto después de la proclamación del nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 77 .-              Las regularizaciones de cuotas de los SOCIOS INSCRITOS son permitidas durante el proceso electoral en curso. El pago de las cuotas atrasadas le dá el derecho de voto y le habilita para ser candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

ARTICULO 78 .-              Durante el proceso electoral, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual y las listas de candidatos deben nombrar cada uno un portavoz quienes serán los únicos autorizados a comunicarse con el COMITÉ ELECTORAL. Del mismo modo el COMITÉ ELECTORAL sólo puede comunicarse con el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual y las listas de candidatos a través de los portavoces respectivos.

ARTICULO 79 .-              Durante el proceso electoral todo comunicado dirigido a los SOCIOS debe ser autorizado y canalizado por el COMITÉ ELECTORAL.

ARTICULO 80 .-              La elección es por mayoría simple de los votos válidos, es decir aquellos que optan por alguna de las listas o personas en competencia. No son válidos los votos en blanco o viciados.

ARTICULO 81 .-              Para postular al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, deben constituirse equipos o listas de mínimo seis candidatos definiendo de antemano los cargos que ocuparían si fueran elegidos.

ARTICULO 82 .-              Pueden formar parte de una misma lista, un máximo de dos personas con vinculos conyugales o familiares.

ARTICULO 83 .-              El orden de la inscripción de las listas determinará automáticamente el número asignado a la lista en el proceso electoral.

ARTICULO 84 .-              Las listas postulantes al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN deben obligatoriamente presentar su plan de trabajo al momento de inscribirse.

ARTICULO 85 .-              La renuncia de un candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe hacerse ante el COMITÉ ELECTORAL en forma personal y por escrito.

ARTICULO 86 .-              La renuncia en pleno de una lista sucede cuando todos sus miembros renuncian individualmente como lo estipula el artículo precedente.

ARTICULO 87 .-              La convocatoria a elecciones ordinarias la efectúa el COMITÉ ELECTORAL sea por correo postal, por correo electrónico o por cualquier otro medio de comunicación, con una anticipación de treinta días.

ARTICULO 88 .-              En la convocatoria a Elecciones Ordinarias debe estipularse por lo menos lo siguiente:

a)    Fecha de emisión de la convocatoria.

b)    Fecha límite para presentar candidaturas.

c)    Fecha, lugar y horario de elecciones.

ARTICULO 89 .-              En caso de no llevarse a cabo las elecciones por no haberse inscrito ninguna lista o por renuncia de todas las listas antes de la fecha de elecciones, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual convocará a una reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria que se llevará a cabo antes del término de su gestión para elegir el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN entre los SOCIOS ACTIVOS asistentes siguiendo el siguiente procedimiento:

a)    Es potestad de la ASAMBLEA GENERAL aceptar o no la candidatura de aquellos que renunciaron o fueron tachados de las listas después de convocada las elecciones ordinarias.

b)    Formar listas entre los SOCIOS ACTIVOS presentes con un mínimo de cuatro candidatos: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario.

c)    Si no se formara ninguna lista, proponer candidatos individuales entre los SOCIOS ACTIVOS presentes hasta obtener por lo menos cuatro.

d)    El COMITÉ ELECTORAL verificará que los candidatos cumplen con los requisitos solicitados en el momento de la convocatoria a elecciones ordinarias.

e)    Los asistentes a la reunión deben votar por las listas o personas según sea el caso.

f)    El COMITÉ ELECTORAL proclamará la lista ganadora si hubo votación por listas o proclamará el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN integrado por el momento por los cuatro candidatos individuales con mayor votación: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario.

g)    Si el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene menos de seis miembros, debe completar su equipo con los vocales que faltan dentro de las dos semanas siguientes.

ARTICULO 90 .-              En caso de la renuncia en pleno del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, y si la reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria convocada por el CONSEJO DE VIGILANCIA actual decide ir a elecciones de un nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, se debe seguir el siguiente procedimiento:

a)    Elegir un COMITÉ ELECTORAL entre los asistentes.

b)    No pueden ser candidatos en el presente Proceso Electoral, los ex-miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN que renunciaron en pleno originando la convocatoria a esta reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria.

c)    Formar listas entre los SOCIOS ACTIVOS presentes con un mínimo de cuatro candidatos: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario.

d)    Si no se formara ninguna lista, proponer candidatos individuales entre los SOCIOS ACTIVOS presentes hasta obtener por lo menos cuatro.

e)    El COMITÉ ELECTORAL verificará que los candidatos cumplen con los requisitos solicitados en el momento de la convocatoria a  esta reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria.

f)    Los asistentes deben votar por las listas o personas según sea el caso.

g)    El COMITÉ ELECTORAL proclamará la lista ganadora si hubo votación por listas o proclamará el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN integrado por el momento por los cuatro candidatos individuales con mayor votación: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario.

h)    Si el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene menos de seis miembros, debe completar su equipo con los vocales que faltan dentro de las dos semanas siguientes.

ARTICULO 91 .-              Cualquier falta a este Reglamento se convierte en una advertencia del COMITÉ ELECTORAL hacia la lista o persona implicada y en caso de repetición puede conllevar a la tacha de la lista o candidato al proceso electoral.

ARTICULO 92 .-              La tacha de un candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN puede ser hecho por el COMITÉ ELECTORAL o por los miembros de su propia lista. En este último caso se requiere que todos los otros miembros de su lista envíen un comunicado al COMITÉ ELECTORAL exponiendo las razones de la tacha.

ARTICULO 93 .-              El COMITÉ ELECTORAL es independiente y autónomo en sus decisiones y resolverá cualquier asunto referido a las elecciones que no esté previsto o estipulado ni en este Reglamento ni en el Estatuto.

 

TITULO VII

DEL PATRIMONIO

 

ARTICULO 94 .-              Cualquier utilización o divulgación del Patrimonio de la SOCIEDAD debe ser previamente aprobado en una reunión de ASAMBLEA GENERAL.

 

 

TITULO VIII

DE LA DURACIÓN, DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN

 

ARTICULO 95 .-              Una vez aprobada la disolución, ésta debe anunciarse con un mínimo de treinta dias de anticipación a través de un medio de comunicación masivo.

ARTICULO 96 .-              Decidida la disolución de la SOCIEDAD, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe iniciar los trámites para anular la personería jurídica de acuerdo a ley.

ARTICULO 97 .-              La primera acción antes de decidir el destino del PATRIMONIO como consecuencia de una disolución será de pagar todas las deudas pendientes.

 

TITULO IX

DE LA MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO

 

ARTICULO 98 .-              Se modificará el Reglamento de la SOCIEDAD, cuando lo acuerden los SOCIOS en una reunión de ASAMBLEA GENERAL.

ARTICULO 99 .-              Una vez decidida la modificación del Reglamento, la ASAMBLEA GENERAL designará un Comité de Revisión que presentará un Proyecto de Modificación.

ARTICULO 100 .-            El Proyecto de Modificación es presentado, discutido y aprobado en una o más reuniones ordinarias y/o extraordinarias de ASAMBLEA GENERAL.

 

TITULO X

DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS

 

ARTICULO 101 .-            En todo aquello no previsto por el presente Reglamento, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Estatuto, en las leyes de las Corporaciones y Asociaciones sin fines de lucro, de las Instituciones Financieras así como las disposiciones pertinentes del Código Civil.

ARTICULO 102 .-            De manera extraordinaria y debido a la obsolescencia del Estatuto y su Reglamento vigentes desde el 23 de Agosto de 1991, la ASAMBLEA GENERAL ordinaria del 17 de Enero del 2009 acordó modificar ambos textos a partir de los proyectos correspondientes redactados por un comité ad-hoc. Los textos de ambos proyectos han sido presentados, discutidos y aprobados en tres reuniones de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria.

ARTICULO 103 .-            El presente Reglamento, primera revisión del original vigente desde el 23 de Agosto de 1991, remplaza este último a partir del 23 de Enero del 2010, luego de su aprobación mediante las reuniones extraordinarias de ASAMBLEA GENERAL llevadas a cabo el 25 de Setiembre del 2009, 30 de Octubre del 2009 y 23 de Enero del 2010.

ARTICULO 104 .-            La reglamentación de los procesos disciplinarios a los SOCIOS (Anexo VII) será la primera tarea del primer COMITÉ DE DISCIPLINA elegido después del 23 de Enero del 2010.

 

TITULO XI

ANEXOS

ANEXO I -           CÓDIGO DE ÉTICA

Los SOCIOS de la SOCIEDAD deben respetar y conformarse a las normas del siguiente Código de Ética:

a)    Conducirse en todo momento con honestidad, lealtad, diligencia e integridad.

b)    Tratar con respeto, dignidad, honestidad, igualdad y cortesía a las personas: SOCIOS, simpatizantes, proveedores y todos aquellos con quien la SOCIEDAD interactúa.

c)    Evitar actuar de manera discriminatoria, acosadora o violenta ante cualquier persona.

d)    Evitar de ponerse a sí mismo o a la SOCIEDAD en una situación de conflicto de interés real o en una situación percibida como tal. Y si se da el caso, informar esta situación al órgano correspondiente y hacerla registrar en el acta de la reunión. Y además, abstenerse de participar en la deliberación y voto sobre el tema materia del conflicto.

e)    Obedecer las leyes vigentes en el lugar donde la SOCIEDAD ejerza sus actividades.

f)    Conformarse a los Estatutos y Reglamentos, así como a las políticas y métodos de la SOCIEDAD.

g)    Vigilar para que todas las transacciones, todas las comunicaciones y toda la información sean exactas, al día, seguras y confidenciales.

h)    Colaborar en toda investigación llevada a cabo por la violación del presente Código de ética.

i)     Limitar sus acciones a las atribuciones del cargo que le ha sido encomendado por la ASAMBLEA GENERAL o el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

j)     Informarse adecuada y suficientemente antes de actuar.

k)    No cometer actos imprudentes o negligentes.

l)     No cometer abusos de poder en beneficio propio o de terceros.

m)   No cometer actos contra los principios sociales o que dañen gravemente la imagen de la SOCIEDAD.

n)    No utilizar ni divulgar información a la cual tenga acceso como resultado de sus funciones en la SOCIEDAD sin contar con la autorización escrita del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

 

 

ANEXO II -          ADMISIÓN DE SOCIOS

a)    Tratar la solicitud de inscripción del nuevo SOCIO en sesión del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

b)    Una vez aceptada la inscripción, se procederá a registrar el nuevo SOCIO en el Registro de Socios de la SOCIEDAD y a entregarle su carnet respectivo.

 

 

ANEXO III -         NOMINACIÓN DE SOCIOS HONORARIOS

a)    El candidato debe reunir al menos uno de los criterios mencionados en el Estatuto y ser propuesto al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN por un SOCIO INSCRITO o SOCIO ACTIVO.

b)    El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN evaluará la proposición del candidato a SOCIO HONORARIO.

c)    De no ser aceptada la proposición, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN expondrá las razones de esta decisión al SOCIO solicitante.

d)    De ser aceptada la proposición, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN prepara la documentación necesaria para ser presentada en la próxima reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria.

e)    Si la nominación del SOCIO HONORARIO es aprobada en ASAMBLEA, el Secretario del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN procederá a registrar el nuevo SOCIO HONORARIO en el Registro de Socios.

f)    La proclamación del nuevo SOCIO HONORARIO se realizará en la próxima reunión pública de la SOCIEDAD y será difundida en la página WEB de la SOCIEDAD.

 

ANEXO IV -          COMO EJERCER SU DERECHO DE VOTO

 

a)    Durante las horas previstas para la votación habrán dos mesas: la mesa número 1 para las regularizaciones de cuotas y la mesa número 2 para la votación en si.

b)    La mesa número 1 estará a cargo del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual y la mesa número 2 a cargo del COMITÉ ELECTORAL.

c)    El SOCIO INSCRITO que desee ejercer su voto, debe primero pasar por la mesa número 1 donde regularizará el pago de sus cuotas para obtener su carnet de SOCIO y/o recibo de pago.

d)    El SOCIO ACTIVO debe acercarse a la mesa número 2 y presentar un documento de identidad con foto (permiso de conducir, carte soleil u otro). Ademas si acaba de regularizar el pago de sus cuotas, debe obligatoriamente presentar su recibo de pago entregado por la mesa número 1.

e)    Una vez verificada la identidad del SOCIO y que está al dia, deberá firmar el padrón electoral y recibir la boleta de votación con un lapicero para ejercer su voto marcando la lista de su predilección. Luego entregará su boleta al COMITÉ ELECTORAL quien en su presencia depositará su voto en el ánfora.

f)    Terminada las horas previstas para la votación, el COMITÉ ELECTORAL cierra el ánfora y procede al conteo de votos.

g)    El COMITÉ ELECTORAL proclama como ganadora a la lista con mayoría de votos y firma el acta electoral correspondiente.

 


 

ANEXO V-            MODELO DE AGENDA PARA UNA CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL

 

1.     Comienzo de la reunión.

2.     Verificación del quórum.

3.     Elección de un Director de Debate.

4.     Lectura de la Agenda y aprobación de la Orden del Día.

5.     Lectura y Aprobación del Acta de la reunión anterior.

6.     Palabras del Presidente.

7.     Plan de Trabajo del período siguiente.

8.     Informe de los Estados Financieros:

§  Presentación.

§  Preguntas.

9.     Informe de las Actividades del período anterior:

§  Presentación.

§  Preguntas.

10.   Elección del Consejo de Vigilancia.

11.   Elección del Comité de Disciplina.

12.   Sorteo del Comité Electoral.

13.   Varios.

14.   Fin de la reunión.


 

ANEXO VI - PARENTESCO – Grados de Consanguinidad y de Afinidad

El parentesco es el vínculo que liga una persona con otra. Puede ser parentesco de consanguineidad -o consanguinidad- que sería la relación de sangre entre dos personas o puede ser parentesco de afinidad –o político- que sería el que liga a un esposo con los parientes de sangre del otro.

Los parientes por consanguinidad tienen al menos un ascendiente común. La proximidad en el parentesco de consanguinidad se establece por el número de generaciones que separan a los dos parientes, y se mide en grados, correspondiendo cada grado a la separación entre una persona y sus padres o hijos. Por ejemplo, una persona cualquiera está en segundo grado de parentesco con su hermano, pues primero se cuenta un grado de él hacia el padre y luego un grado del padre al hermano. Igualmente, la relación abuelo-nieto es de segundo grado ya que contamos un grado del abuelo al padre y otro del padre al hijo (nieto del primero).

La afinidad es el vínculo que se establece entre un cónyuge y los parientes consanguíneos del otro, o tambien, entre una persona y los cónyuges de sus parientes consanguíneos. El grado de afinidad en este caso se determina según el grado de consanguinidad del cónyuge.

 


 

 

Ver ejemplos de parentesco en los recuadros siguientes:

 


 

 

ANEXO VII -                PROCESOS DISCIPLINARIOS A LOS SOCIOS

 

En cualquier caso, los procesos disciplinarios deberán ser tratados por el COMITÉ DE DISCIPLINA. Uno de sus miembros actuará como instructor, garantizando la audiencia al interesado.

 

 

 

COMITÉ REVISOR DEL ESTATUTO Y SU REGLAMENTO

 

Sr. Ricardo Vela                                  (Moderador/Revisor)   ________________________________

 

Sra. Pilar Cornejo                                (Revisora)                    ________________________________

 

Sr. Eduardo Arrieta                            (Revisor)                      ________________________________

 

Sra. María Luisa Torres Piaggio           (Revisora)                    ________________________________

 

 

 

CONSEJO DE ADMINITRACION 2009-2010

 

Sra. Beatriz Pinedo                             (Presidenta)                 ________________________________

 

Sra. María Luisa Torres Piaggio           (Vice-presidenta)         ________________________________

 

Sr. José Lora-Diaz                              (Tesorero)                   ________________________________

 

Srta. Elena Flores                                (Secretaria)                 ________________________________

 

Sr. Eduardo Arrieta                            (Vocal)                         ________________________________

 

 

Brosssard, 23 de Enero del 2010